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大连重工·起重集团应用EasyFlow全面e化公文管理

大连重工·起重集团应用EasyFlow全面e化公文管理 2011年12月03日 来源： 大连重工·起重集团采用神州数码工作流软件(EasyFLow)管理集团内部公文，从“填”——填写文件、“签”——文件审批、“查”——查询历史记录、“存”——数据保存四个环节全面提高工作效率，有效降低运作成本，为集团带来了明显的效益。一、大连重工·起重集团有限公司简介大连重工·起重集团有限公司成立于2001年12月，是由全国重机行业运行质量最好的大连重工与全国起重运输行业龙头企业的大起集团强强联合，经搬迁重组而成的现代化大型装备制造企业集团，是具有雄厚资源实力和旺盛发展活力的企业。大连重工·起重集团有限公司是国家520户重点企业之一，是中国装备制造业骨干企业，是全国重机行业唯一具有产品组装发运基地(出海口)和总承包能力的企业，已进入国家级技术中心行列。企业在同行业率先通过ISO9001质量体系认证，是国家一级计量单位。在振兴中国装备制造业，大步走向世界的进程中，大连重工·起重集团已成为全国重机行业纳税最多、劳动生产率最高、出口额最大、服务领域最广、运行质量最好、最具发展潜力的行业龙头企业。二、公文管理系统主要应用介绍 系统主要包括行政发文、党委发文、会议纪要、请示以及收文五大部分，每个部分都采用统一的文件审批单，整个审批过程能够实现文件的痕迹保留，审批完成后能够根据文件内容的不同选择相应的文件套头并进行排版和下发。整个发文过程能够实时监控，能够自动进行文件的归档并按照各种标准进行检索。系统同时采用LDAP与集团内部网站系统实现了账号集成，避免了用户信息的重复录入，有效减少了集团IT维护人员工作量。

三、解决方案的评估要素大连重工·起重集团在系统选型期间评估了多份公文系统解决方案，最终选择了EasyFlow，信息部相关人员表示当初主要评估重点因素包括以下几点：1.系统成熟性信息系统的稳定运行首先取决于系统构架的成熟性。2.可扩展性公文流转系统不能一次性解决企业所有办公业务的信息系统实现，随企业业务的增加和变动，会不断有新的需求增加，这就要求公文流转系统的建立有扩展性，能够适应新业务的需求。3.集成性公文流转系统必需提供良好的接口，保证与新系统的集成应用，避免集团进行信息化建设后出现“信息孤岛”的现象。4. 可维护性系统设计必需采用标准化、规范化、分层设计的原则，便于进行日常系统维护。四、系统成功上线后带来的效益1. 提升文件处理时效性以待办清单的方式，提醒流程的工作者，让所有文件不再因为个人文件管理不当，产生文件遗失，过时未批的情况，系统提供监控功能，了解每一流程处理的进度及过程，有效改善文件处理效率。目前，一份文件从最初的公文起草到最后下发到各个单位仅需要几分钟时间，极大地提高了工作效率。2.快速搜寻文件传统的数据文件是一份份厚重的文件档案及纸制文件，要查询一份历史数据就要到文件的归档部门，再去查询归档的年份，找到归档的档案。系统上线后使用者即可在计算机上直接点击查询，效率得到了很大的提升。3. 有效降低成本公文流转系统导入后，不再需要传统的纸质文件，于是有效降低了文件的制作及复制成本；不再需要人为管理追踪审批过程，有效降低了管理成本；不再需要归档纸质文件，避免了因人为疏忽导致文件遗失造成重复处理的成本以及文件资料归档成本；系统与内部网站实现了用户账号集成，有效降低了系统的维护成本。4. 可自行开发新应用 EasyFlow是一个开放性的工作流开发平台，通过系统的开发培训，集团IT人员能够在EasyFlow平台上自行开发其它工作流的相关应用，真正做到了一举多得。五、结语经过了一段时间对EasyFlow产品的使用和进一步的了解，大连重工·起重集团信息部相关人员更加坚信当初选择了EasyFlow是个正确的决定，难怪信息部钟文金科长会不无感慨地说：“EasyFlow确实是个好东西!”(end)

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